O orçamento base zero (OBZ) é uma metodologia estratégica utilizada no planeamento financeiro e orçamental. A sua principal característica é partir de uma base orçamental de zero, sem assumir que as despesas realizadas anteriormente devam continuar no período seguinte.
A partir desta análise, a empresa constrói um plano financeiro que permite estimar as entradas e saídas de recursos durante um determinado período, tendo em conta as prioridades e metas actuais.
Quais são as vantagens do orçamento base zero?
Entre os principais benefícios do OBZ estão:
- Maior controlo e monitorização dos gastos;
- Identificação das despesas realmente necessárias;
- Redução de desperdícios e custos supérfluos;
- Melhor avaliação de fornecedores e serviços;
- Utilização mais eficiente dos recursos financeiros;
- Identificação antecipada de riscos para o negócio;
- Maior capacidade de adaptação às mudanças do mercado.
Outra característica importante é a mudança de comportamento que a metodologia exige das equipas. Em vez de simplesmente comparar os gastos actuais com os do ano anterior, os gestores são incentivados a questionar cada despesa e a avaliar o retorno que ela pode proporcionar.
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Como aplicar o OBZ na prática?
A implementação do orçamento base zero (OBZ) exige preparação, formação e uma mudança de cultura dentro da empresa. Antes de iniciar o processo, é importante conhecer os custos, definir uma estratégia clara e estabelecer metas para cada área.
1. Mobilizar as equipas
A primeira etapa consiste em preparar os colaboradores através de formação técnica e comportamental, explicando os objectivos do OBZ e a importância de utilizar os recursos de forma eficiente.
2. Dividir a empresa em unidades orçamentais
A empresa deve ser organizada em diferentes unidades ou centros de custo, de acordo com as características e necessidades de cada área. Em seguida, são analisados os custos associados a cada unidade.
3. Definir a estratégia
Nesta fase, são estabelecidas as prioridades da empresa e definida a relação entre estratégia, metas e recursos necessários para as alcançar.
4. Analisar os indicadores
Os resultados e indicadores de cada unidade são avaliados individualmente, tendo em conta os objectivos de curto, médio e longo prazo.
5. Definir o custo mínimo
É calculado o valor mínimo necessário para garantir o funcionamento das operações. Nesta fase, devem ser identificadas e eliminadas despesas que não sejam essenciais.
6. Classificar as despesas
Por fim, as despesas de cada unidade são classificadas de acordo com a sua necessidade e prioridade. Os gestores analisam os custos e utilizam essa informação para definir o orçamento.
Quando utilizar o orçamento base zero?
O OBZ pode ser um processo complexo e exigir tempo e recursos. Por isso, não tem necessariamente de ser aplicado todos os anos nem utilizado como método permanente de gestão.
A metodologia pode ser particularmente útil em períodos de reestruturação, redução de custos, mudança de estratégia ou necessidade de melhorar a rentabilidade.
Ao obrigar os gestores a justificar cada despesa, o OBZ permite concentrar os recursos nas actividades que efectivamente geram valor para a empresa.
Fonte: BCN Investimentos
