O mapeamento de processos é uma ferramenta de planeamento e gestão que representa um processo e as etapas necessárias para a conclusão de uma tarefa.
Também conhecido como fluxograma, embora possa ser apresentado de outras formas, o mapeamento mostra quem está envolvido num determinado fluxo de trabalho e os recursos necessários para a execução das actividades.
Desta forma, os processos podem ser rapidamente compreendidos pelas equipas, permitindo que todos se integrem facilmente nas rotinas de trabalho. Essencialmente, um mapeamento de processos responde a três questões fundamentais:
- Quais são as tarefas?
- Quem executa cada tarefa?
- Em que ordem essas actividades são desenvolvidas?
Qual é o objectivo de um mapeamento de processos?
Certos processos precisam de ser realizados numa sequência específica e de forma repetida. Desde a formação de um novo colaborador até à reposição de stock, por exemplo, algumas actividades devem ser planeadas e tornadas previsíveis, de forma a evitar contratempos e a aumentar a eficiência.
Uma dica fundamental para criar fluxogramas é a consistência do design. Formas, tamanhos e cores devem ser planeadas e inseridas no fluxograma de forma coerente para garantir um visual claro e profissional
O mapeamento de processos permite identificar repetições, erros e atrasos nos fluxos de trabalho, registando visualmente a melhor forma de concluir tarefas.
Além disso, ao visualizar os processos em formato de diagrama, os gestores tendem a ter mais insights sobre melhorias, novas formas de executar actividades e estratégias de optimizar a comunicação dentro da organização.
Como criar fluxogramas para mapeamento de processos?
Uma dica fundamental para criar fluxogramas é a consistência do design. Formas, tamanhos e cores devem ser planeadas e inseridas no fluxograma de forma coerente para garantir um visual claro e profissional.
Além disso, é preciso evitar inserir muitas informações, opções, pontos de decisão e etapas para que o fluxograma comunique de forma efectiva e não confunda o leitor. Mantenha a consistência e use correctamente os conectores: devem começar e terminar no mesmo lugar. Organize os pontos de decisão à direita e evite muitas curvas.
Fonte: RD Station
