Na era da sobrecarga de informações e tarefas, a habilidade de saber priorizar tornou-se uma competência necessária para alcançar a produtividade e o sucesso, quer na vida profissional, quer na vida pessoal.
Priorizar tarefas é o processo de determinar a ordem de importância ou urgência das tarefas que temos na nossa lista, a famosa to-do list (lista de afazeres).
Existem várias abordagens para priorizar tarefas, cada uma com os seus próprios princípios. Abaixo, destacamos alguns dos métodos mais eficazes para que possa avaliar qual se adequa mais à sua personalidade e contexto:
Método Eat the Frog
Este método sugere que se realize a tarefa mais desafiante, difícil ou menos agradável logo no início do dia. Assim, depois de enfrentar o desafio principal, vai ficar mais satisfeito, descansado e motivado para lidar com as restantes tarefas ao longo do dia.
Método MosCoW
Este método tem por base quatro categorias principais de priorização, representadas pelas letras maiúsculas:
- Must: tem de se fazer;
- Should: deve ser feito;
- Could: podia ser feito;
- Won’t/Wish: não farei pelo menos agora; tarefa a fazer um dia.
É comum utilizar-se uma espécie de quadro kanban com quatro colunas para visualmente ser mais fácil de fazer a distinção entre as categorias.
Método ABCDE
Este consiste em atribuir uma letra a cada tarefa, sendo que cada uma representa uma determinada prioridade:
- A: Tarefas importantes e urgentes;
- B: Tarefas que devem ser realizadas;
- C: Tarefas que podiam ser feitas (era interessante se acontecesse);
- D: Tarefas que podem ser delegadas;
- E: Tarefas que podem ser eliminadas.
É possível adaptar este método e simplificá-lo, usando apenas o ABC ou em vez de letras, utilizar números, por exemplo, 123.
Método 1-3-5
Este método consiste em definir para cada dia uma tarefa grande (1), três tarefas médias (3) e cinco tarefas pequenas (5), para garantir que o foco está nestas tarefas mais relevantes e não na restante lista que está em espera. É bastante útil para quem tem tendência a distrair-se facilmente.
Matriz de Eisenhower
Esta matriz, criada por Dwight Eisenhower, antigo Presidente dos Estados Unidos da América, está dividida em quatro quadrantes com base na importância e na urgência de cada tarefa:
- Quadrante 1: Quando a tarefa é importante e urgente, fazer logo;
- Quadrante 2: Quando a tarefa é importante, mas não urgente, agendar;
- Quadrante 3: Quando a tarefa é urgente, mas não importante, delegar se possível;
- Quadrante 4: Quando a tarefa não é importante nem urgente, eliminar.
Este método é muito útil quando se está em sobrecarga e com pouco tempo, pois facilmente consegue-se começar a tomar decisões.
Para finalizar, o ideal é que assim que adiciona algo à sua lista de tarefas, pensar na sua importância e usar de imediato o método que utiliza.
De qualquer forma, quando está a fazer o planeamento da semana, deve fazer ou rever a priorização e, a cada início de dia, é recomendado que olhe para a lista para ter bem em mente quais as prioridades e conseguir gerir melhor o tempo e a energia ao longo do dia. Lembre-se que a produtividade não é sobre fazer mais, é sobre fazer as acções que importam no momento certo.
Fonte: Ekonomista
