Numa era de negócios cada vez mais globalizado e competitivo, a qualidade e segurança dos produtos e serviços fornecidos é fundamental para o sucesso de qualquer organização. As organizações cada vez mais têm apostado no outsourcing confiando mais no seu network de fornecedores, que torna estes uma peça-chave para o bom desempenho da organização. Uma parte crucial da garantia dessa qualidade envolve a seleção e avaliação criteriosa dos fornecedores. A escolha de fornecedores confiáveis e a avaliação contínua de seu desempenho são práticas essenciais para assegurar a conformidade dos produtos e serviços fornecidos por uma organização. Neste artigo trazemos a importância dessas boas práticas e como elas contribuem para a conformidade.
Segundo a ISO 9000:2015, define-se fornecedor como “organização que fornece um produto ou um serviço”. Definição que se assemelha a definição feita pela World Trade Organization, que considera fornecedor como “um indivíduo ou grupo de indivíduos que fornecem ou podem ter a capacidade de fornecer bens ou serviços”.
À medida que as organizações ficam mais dependentes dos seus fornecedores, tomadas de decisão “pobres” podem trazer sérias consequências à saúde da mesma. Uma selecção inadequada de fornecedores pode enfraquecer a estabilidade financeira e operacional de uma organização. A selecção de fornecedores adequados é uma actividade-chave numa organização pois tem um efeito directo na mitigação de riscos, redução de custos, na rentabilidade e flexibilidade da mesma.
A cláusula 8.4 da ISO 9001:2015, refere que a organização deve assegurar que os processos, produtos e serviços de fornecedores externos estão em conformidade com os requisitos. Para isso, a organização deve estabelecer e aplicar critérios para a avaliação, selecção, monitorização do desempenho e reavaliação de fornecedores externos com base na respectiva capacidade para fornecer processos ou produtos e serviços de acordo com os requisitos estabelecidos.
Selecção e avaliação de Fornecedores
O processo de selecção e avaliação de fornecedores inicia com a identificação das necessidades da organização e a elaboração da lista de requisitos para contactar ou negociar com os fornecedores certos. Após isto um conjunto de critérios de selecção são desenvolvidos para avaliar os potenciais fornecedores. Os critérios podem variar de acordo com o sector e das necessidades específicas da organização, mas normalmente incluem os seguintes factores:
- Qualidade: Os fornecedores devem ser capazes de atender aos requisitos de qualidade da organização;
- Preço: A relação custo-benefício deve ser favorável;
- Prazo de entrega: Os fornecedores devem ser capazes de cumprir com os prazos de entrega de forma consistente;
- Capacidade Técnica: Este critério determina o quão avançado tecnicamente um fornecedor é e se o mesmo será capaz de acompanhar o desenvolvimento com base nessa capacidade;
- Flexibilidade: É um critério de adaptabilidade que define a capacidade de um fornecedor ajustar volumes e prazos de entrega conforme a necessidade do cliente;
- Conformidade Regulatória: Os fornecedores devem cumprir as regulamentações aplicáveis ao sector;
- Localização geográfica: O critério de proximidade geográfica é importante, uma vez que o aumento da distância geográfica pode, por vezes, trazer outras flutuações relacionadas com transportes, logística e moeda, representando assim o oposto à flexibilidade;
- Sustentabilidade: Práticas ambientalmente responsáveis são cada vez mais importantes para as organizações.
- Reputação e Referências: A história de desempenho dos fornecedores deve ser avaliada.
O processo de avaliação de fornecedores não termina com a selecção de fornecedores. Após o estabelecimento de um contracto, deve se realizar o acompanhamento do desempenho do fornecedor ao longo do tempo para não comprometer as actividades prestadas pela organização. Classificar os fornecedores de acordo com os critérios mencionados acima e/ou outros ajuda a organização a avaliar se desempenho é desejável e se há espaço para melhorias.
Auditorias
A realização de auditorias, sejam elas iniciais ou de acompanhamento, é uma actividade crítica no processo de selecção e avaliação dos fornecedores. Isso envolve a avaliação das instalações, processos e práticas dos fornecedores para garantir que eles atendam aos critérios estabelecidos. As auditorias ajudam a identificar potenciais situações indesejáveis e garantir que os fornecedores escolhidos estão alinhados com os objectivos da organização.
Contribuição para a Conformidade
As boas práticas de selecção e avaliação de fornecedores têm um papel crítico na manutenção da conformidade dos produtos e serviços fornecidos pela organização, contribuído na:
- Mitigação de riscos: Ao avaliar cuidadosamente os fornecedores, a organização consegue identificar, prevenir e/ou reduzir os riscos legais, contractuais e de segurança a que estão expostos por trabalhar com fornecedores;
- Garantia de qualidade: selecionar fornecedores de boa qualidade e avaliá-los continuamente, contribui para garantir que a organização esteja a fornecer produtos e/ou serviços de qualidade aos seus clientes;
- Conformidade com os regulamentos: A selecção de fornecedores que cumprem com os regulamentos reduz a possibilidade dos produtos e/ou serviços da organização não estarem em conformidade com os requisitos regulamentares;
- Eficiência e eficácia Operacional: A avaliação de fornecedores é uma ferramenta fundamental na optimização de custos, na medida em que permite à organização ter informações para realizar a negociação de preços e apoia na redução de custos directos e indirectos associados a questões relacionadas com a qualidade dos produtos e serviços, interrupções no fornecimento, baixa eficácia e eficiência operacional;
- Reputação e Satisfação do Cliente: Produtos e serviços conformes resultam numa maior satisfação do cliente e uma reputação positiva no mercado.
Conclusão
As boas práticas de selecção e avaliação de fornecedores desempenham um papel crítico na garantia da conformidade dos produtos e serviços fornecidos por uma organização. A escolha criteriosa de fornecedores, a monitorização regular do seu desempenho e a comunicação eficaz contribuem para a qualidade, eficiência e satisfação do cliente. Garantir a conformidade não é apenas uma responsabilidade, mas também uma oportunidade de diferenciar a organização no mercado e garantir o seu sucesso a longo prazo. Portanto, investir tempo e recursos nessas boas práticas é essencial para o sucesso empresarial.
