Diante do actual cenário da crescente globalização, é notório o crescimento da competitividade entre as empresas para maximizarem os seus lucros ao longo do tempo e garantirem a continuidade e crescimento sustentável do seu negócio.
Neste contexto, os padrões de referência são melhorados e aproximam-se cada vez mais a níveis de excelência, sendo os sistemas de gestão ferramentas auxiliares para se atingirem esses objectivos. Benefícios concretos da implementação dos sistemas de gestão baseados nas normas internacionais têm sido amplamente citados. Por exemplo, o aumento da satisfação dos clientes, redução de custos (retrabalho, multas, infrações, acidentes e incidentes), simplificação e harmonização da documentação (manuais, procedimentos, instruções de trabalho, planos e registos), melhoria na comunicação interna, melhoria da imagem da organização diante das suas partes interessadas, incluindo clientes e fornecedores, aumento da produtividade e maior visibilidade no mercado nacional e internacional.
No entanto, a implementação de sistemas de gestão em qualquer empresa implica, em muitos casos, a introdução de modificações em procedimentos de trabalho e também nos valores e comportamentos das pessoas. Assim, as maiores dificuldades encontradas para a implementação deste tipo de sistemas estão relacionadas com o envolvimento das pessoas e com factores económicos.
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A nível económico, verifica-se frequentemente dificuldade em disponibilizar os recursos financeiros necessários, nomeadamente para a aquisição de tecnologia que permita adequar e melhorar os processos da Organização.
No que diz respeito ao envolvimento das pessoas, a principal dificuldade relaciona-se com as mudanças organizacionais que a empresa irá enfrentar durante o processo de implementação de qualquer sistema de gestão. Frequentemente, as Organizações falham em deixar claro para os colaboradores o benefício das mudanças necessárias, enfrentando, assim, resistência por parte dos colaboradores à sua implementação.
A resistência a mudanças é um factor inerente ao ser humano. Os processos de transformação tendem a gerar resistência, pois implicam enfrentar novos desafios, o que gera uma certa insegurança. Assim, em alguns processos/departamentos da Organização, poderá haver colaboradores que se negam a modificar a sua forma de trabalhar por já estarem acostumados ao sistema com o qual têm contacto todos os dias, comprometendo o sucesso da implementação dos novos padrões e sistemas de gestão.
Desta forma, o envolvimento e o comprometimento dos colaboradores em todos os níveis e funções da Organização constituem um factor determinante do sucesso na implementação, manutenção e melhoria contínua dos sistemas de gestão.
Assim, no âmbito das modificações organizacionais enfrentadas durante a implementação de sistemas de gestão, é fundamental informar a equipa, com clareza, sobre o que se pretende alterar e qual a razão para mudar, bem como planear, organizar e gerir todo o processo de mudança com o envolvimento das pessoas.
Nesse sentido, como forma de reverter o cenário de resistência a mudanças, a Organização deve:
Envolver todas as partes interessadas: garantir que todas as partes interessadas na mudança entendem a importância da sua implementação e estão alinhadas e motivadas.
Capacitar os colaboradores para desempenhar as suas actividades dentro do sistema de gestão, compreender e estar conscientes do seu papel na melhoria contínua da eficácia do mesmo. Assim, a aposta na promoção da capacitação sobre as normas de referência que a Organização se encontra a implementar e no domínio das suas funções aumenta a motivação e confiança dos colaboradores em relação à mudança.
Comunicar – para reduzir a resistência das pessoas em relação à implementação de sistemas de gestão, é essencial que a empresa estabeleça uma comunicação eficaz, através de canais apropriados e de modo que todos os envolvidos entendam claramente o que vai ser feito, quando, de que forma será realizado, a sua importância/impacto e que intervenção é esperada da parte dos colaboradores. Em suma, para reduzir a resistência a mudanças no âmbito da implementação e manutenção de sistemas de gestão, é fundamental o envolvimento dos colaboradores no processo de planeamento, desenvolvimento, implementação e verificação da eficácia das alterações necessárias, para garantir a conformidade com os requisitos normativos, internos e legais aplicáveis. Portanto, a consciência sobre os motivos, objectivos e benefícios das mudanças na Organização, aliada à sua participação activa em todo o processo, constitui o factor de sucesso para redução da resistência a mudanças por parte dos colaboradores.
