Independentemente do trabalho que façam, todo os profissionais procuram formas de serem mais produtivos no dia-a-dia.
A procura pela produtividade levou a uma certa ilusão do que realmente significa ser-se produtivo, que não será muito mais do que riscar tarefas da sua lista de afazeres. No entanto, as pessoas verdadeiramente produtivas não estão focadas em fazer mais, pelo contrário. Se quer mesmo ser eficiente, terá de fazer menos coisas e tentar incutir estes hábitos no seu quotidiano.
1. Diminua a sua lista de afazeres para metade.
Realizar tarefas durante o dia de trabalho não significa necessariamente fazer o máximo possível num determinado período de tempo. Pense: precisa mesmo de ter dez tarefas na sua lista? Adopte uma mentalidade de “menos é mais” e concentre-se apenas em tratar das coisas que importam no momento.
2. Faça mais pausas
Depois de várias horas de trabalho, não ignore os sinais de cansaço do corpo se estes lhe estão a dizer que está na altura de fazer uma pausa. Dê um momento a si próprio para se “refrescar” e faça uma caminhada, coma algo leve ou faça uma pequena sessão de meditação. Voltará com as energias recarregadas e pronto para alcançar o seu potencial máximo.
3. Use a sua manhã para focar-se em si mesmo
É um dos maiores inimigos da produtividade começar a sua manhã a ver e-mails e calendários – dá-lhe facilmente a sensação de sobrecarga. Começará melhor o dia ao ignorar os e-mails antes do horário de trabalho, tomar um bom pequeno almoço, ler as notícias, meditar ou fazer exercício. Isso vai fazer com que tenha a energia necessária para um dia mais eficaz.
4. Acorde cedo
De modo a conseguir aproveitar melhor as manhãs, mesmo que não tenha muitas horas disponíveis antes de ir trabalhar, acorde cedo para cumprir algumas tarefas de forma mais tranquila e organizar o que quer fazer ao longo do dia.
5. Trate das suas tarefas mais desafiantes antes do almoço
Resolva o que considera mais desafiante enquanto está “fresco”. Se tem um dia ocupado pela frente ou muitas reuniões, guarde-as para a tarde e prepare-se de manhã. Ao estabelecer um horário semelhante poderá gerir o seu tempo de forma mais produtiva.
6. Melhore a sua etiqueta de e-mail
O e-mail pode ser uma forma de distracção de tarefas que importam – não caia nessa armadilha. Por exemplo, as pessoas costumam incluir muitas outras em e-mails para evitar ter de escrever repetidamente, mas quando recebemos um e-mail em que muitas pessoas estão em “cc”, é melhor responder directamente a quem lhe interessa.
7. Crie um sistema
Provavelmente desenvolveu alguns hábitos contraproducentes ao longo dos anos. Tente controlar as suas distracções: se vê os seus e-mails constantemente, planeie uma hora específica para a gestão da sua caixa de entrada.
8. Pare de confundir produtividade com preguiça
Embora ninguém o admita, a preguiça é o primeiro factor que contribui para a perda da produtividade. Mais do que as “pausas para café”, há ainda uma variedade de “métodos de gestão de tempo” que se tornam em formas de escapar ao verdadeiro trabalho, como é o caso de reuniões e e-mails. Tente moderar estes acontecimentos para conseguir fazer as coisas que mais importam da forma eficiente.
9. Pare de fazer tudo ao mesmo tempo e saiba dizer “não“
Não tente fazer dez coisas de uma vez e tenha consciência de que não é omnipotente. Mudar de tarefas mais do que cinco vezes por dia baixa a sua produtividade e cria a ideia que tem uma quantidade infinita de coisas a fazer.
10. Seja confiante
No que toca a tomar decisões, dê o ‘ok’ assim que tiver tudo pronto e confirmado, evitando pensar demasiado em tudo o que tem para fazer. Deixe a insegurança de parte, lembre-se que só vai atrapalhar o seu trabalho.
11. Saiba confiar em quem o rodeia
Treine a sua capacidade de delegar e confiar em quem trabalha consigo, pois essas serão as pessoas que o ajudarão, evitando assim a sobrecarga. Além disso, com outras opiniões e competências a funcionar em conjunto, o trabalho de todos será automaticamente mais produtivo.
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