Saiba o que pode e o que não pode fazer no WhatsApp.
Apesar da sua praticidade, o WhatsApp tornou-se um gerador de ansiedade, com exigências profissionais que nunca páram. “Assumimos frequentemente que um colaborador estará totalmente disponível, e isto não é uma realidade”, diz Loraine Müller, mestre em comportamento organizacional, citada pelo Forbes Brasil.
Veja, a seguir, algumas regras para utilizar melhor a aplicação e estabelecer e limites.
Pode utilizá-la em qualquer altura?
Não. Só porque a pessoa está online, não significa que possa responder ou que deva. Muitas empresas estipulam que as mensagens profissionais através do WhatsApp não devem ser enviadas por gestores fora do horário de trabalho. Com o advento da pandemia e do escritório em casa, esta linha tornou-se demasiado confusa e, por isso, as empresas estabeleceram novas políticas para preservar o tempo de descanso. “Estas são as bases que os RH ou a área de gestão de pessoas têm de ter para compreender o que pode e não pode estar nestas comunicações”, diz Müller.
Fora do horário de expediente
Os tempos para escrever a um colega ou fazer chamadas também dependem de acordos internos e da urgência da questão. “Se o telemóvel for utilizado pessoalmente e para trabalho e eu quiser telefonar para falar de algo pessoal, posso fazê-lo fora do horário de expediente. Se estou a ligar a um profissional, isso tem um horário diferente”.
Se não houver uma regra dentro da equipa, perguntar se a pessoa está disponível antes de telefonar é uma boa prática. Mas se optar por telefonar sem aviso prévio e a pessoa não puder atender, esta retornará quando possível e isso não deverá ser um problema.
O mesmo se aplica aos fins-de-semana: a menos que algo tenha sido pré-acordado por alguma questão da natureza do trabalho, devem ser respeitados como tempo de lazer das pessoas.
Precisa de responder aos posts de grupo?
A comunicação profissional pode ser deixada a acordos implícitos entre as partes – empregados e direcção da empresa. Tudo dependerá da formalidade da organização e do tipo de comunicação da equipa. “Alguns grupos de trabalho compreendem que o que é colocado no grupo deve ser visto quando há tempo ou disponibilidade. Outros que o que é afixado tem de ser respondido prontamente”.
Concordar não é dispendioso e estabelecer como será feita a comunicação através do WhatsApp, especialmente em tempos de trabalho remoto e híbrido, é essencial.
Bom dia, grupo!
Quanto ao envio de mensagens de bom dia e emojis e tópicos fora dos temas profissionais nos grupos da empresa, é melhor não… “Mas enviar um relatório que esteja relacionado com os negócios da empresa pode ser muito oportuno”, diz Loraine. Mais uma vez, é preciso pensar nos objectivos dessa mensagem antes de a enviar.
Meu WhatsApp, minhas regras
Há colegas que trabalham 24 horas por dia e podem responder de madrugada se o telefone tocar ou se entrar uma mensagem. E há aqueles que vão esperar pelo seu horário de trabalho para responder”, diz Muller. A prontidão a qualquer hora não deve ser tomada como um parâmetro de profissionalismo pelos gestores, uma vez que o uso excessivo da comunicação em linha tem sido uma das causas da epidemia de burnout no mundo. Mas se a recepção de mensagens de trabalho fora de horas o incomoda, é altura de tomar uma posição e dizer ao seu gestor ou colega. “Basta dizer: ‘Sinto-me mais confortável se isto for restringido às horas de trabalho quando estou disponível para responder”, diz o consultor de etiqueta.
É preciso dizer “bom dia”, “boa tarde”, “como está”, antes de evoluir?
Na comunicação em linha aplicam-se as mesmas regras que regem a convivência no escritório. “Da mesma forma que utilizarei pessoalmente os princípios básicos da sociabilidade, manterei isso no WhatsApp”, diz Muller.
“Olá, tudo bem?”.
A melhor utilização do WhatsApp é para mensagens curtas e assertivas, pelo que saudar e já inserir no mesmo parágrafo as suas perguntas ou exigências poupa o tempo e a paciência do interlocutor. Dizer: ‘Olá, como está?’ e esperar que a outra pessoa responda para manter a conversa em andamento não é uma boa prática. Na comunicação assíncrona temos de compreender, desde o início, que a pessoa nem sempre estará disponível no mesmo momento em que precisamos dela. Se for um assunto urgente, uma chamada telefónica ou uma ida à secretária do colega pode ser mais eficiente.
Uma imagem vale mais que mil palavras
Para os empregados, a utilização de emojis e imagens pode melhorar a comunicação entre equipas e ajudar a estabelecer o tom da mensagem, de acordo com um inquérito do grupo de investigação OnePoll encomendado pela plataforma de mensagens Slack e Duolingo.
A utilização destes ícones, segundo Loraine Muller, dependerá da formalidade da organização e dos seus empregados. “Quanto mais formal for a empresa e as relações, menos emojis irá utilizar. Quanto mais informal, mais poderá mostrar a sua afectividade”.
“Desculpe o envio de áudio, mas…”
Alguém já disse que o áudio não é enviado, ele é ganho. Na verdade, é necessária alguma proximidade para enviar uma mensagem áudio imediatamente. Embora possam ajudar a dar entoação e um certo calor humano às mensagens, levam mais tempo do interlocutor. Isto porque uma mensagem falada não é mais concisa do que uma mensagem escrita. Por esta razão, evite começar com “desculpe enviar áudio”. Se estiver disponível para a troca deste tipo de mensagens, vá directo ao assunto. Se não o fizer, mas precisar de tonificar a conversa, pergunte primeiro se a pode enviar. Lembre-se de que o áudio é mais conveniente para o remetente, mas nem sempre para o receptor.
Um médico tem de estar sempre ‘on’?
“Consultas rápidas” pelo WhatsApp estão a tornar-se cada vez mais comuns, mas ter o número do seu médico, veterinário, terapeuta, dentista ou outros prestadores de serviços não significa que estarão disponíveis 24/7 quando não é uma emergência. O WhatsApp é uma ferramenta para uma comunicação rápida, informal e curta. Questões mais complexas devem ser tratadas com mais atenção, o que nem sempre acontece quando as pessoas estão a responder a mensagens nos seus telemóveis. Com o advento da telemedicina, é possível fazer uma consulta sem sair de casa, dependendo da especialidade. O resto deve ser guardado para a próxima consulta presencial.