No sentido lato, activos são quaisquer itens, recursos ou entidades representadas pela empresa. Esta definição engloba activos físicos, como equipamentos, ferramentas, máquinas, stocks e infra-estruturas, mas também activos imateriais, como direitos de autor ou propriedade intelectual.
Quando se fala de activos físicos, também pode-se referir à sua disponibilidade e confiabilidade. Tal como o nome indica, a disponibilidade é a quantidade de tempo que um determinado activo está apto para cumprir as suas funções. Quanto maior for a disponibilidade de um certo activo, mais confiável produtivo se torna.
Qual é a diferença entre gestão de activos e gestão de manutenção?
A gestão de activos foca-se no ciclo de vida de cada activo. O objectivo é que cada activo tenha um desempenho desejado, ponderando as oportunidades e os riscos para estabelecer prioridades.
A gestão de manutenção foca-se em momentos mais precisos dentro do ciclo de vida. Controla indicadores para identificar potenciais problemas e, se possível, evitá-los. Normalmente, isto implica analisar relatórios e monitorar tudo o que se passa em tempo real como os custos, os recursos e os materiais a usar e tenta que a avaria seja resolvida tão depressa quanto possível, com o mínimo de prejuízo para o desempenho da empresa.
A importância de uma gestão de activos eficiente
A gestão de activos tem como objectivo principal coordenar o ciclo de vida, ponderação de custos, incluindo materiais e mão-de-obra, comparar oportunidades com riscos, monitorar a performance de cada activo, prevenir avarias, avaliar a criticidade dos activos físicos, estabelecer prioridades entre os activos da empresa, cumprimento de regras e legislações.
Benefícios da gestão de activos físicos
Todos estes objectivos têm implicações reais na gestão da empresa. Sem dúvida, o principal benefício é um planeamento mais eficaz. Isto é o que nos permite chegar a uma verdadeira optimização dos activos, e daí obter mais lucro com cada um deles.
Aumento da disponibilidade dos activos físicos.
Uma gestão de activos eficiente implica um acompanhamento regular do equipamento. Esse acompanhamento é exactamente o que permite definir que tarefas preventivas aplicar. Por outras palavras: planeamos melhor o que fazer. No limite isto traduz-se num aumento da disponibilidade do activo e/ou numa performance melhor.
Vejamos o exemplo de um termoacumulador para o fornecimento de água quente numa lavandaria. Sabemos que a determinada altura será necessário substituir a válvula de segurança e fazer a manutenção do circuito hidráulico para assegurar o serviço. Isto permite que o termoacumulador nunca pare de funcionar (aumento da disponibilidade) e que atinja sempre a temperatura pretendida (melhoria da performance). Ponderar o conjunto também ajuda a decidir se é melhor optar por manutenção planeada ou manutenção correctiva e quando actuar.
Estabelecer prioridades
Um dos maiores objectivos da gestão de activos é estabelecer prioridades e ponderar as oportunidades vs. os riscos. O que é essencial para o bom funcionamento do meu negócio? No caso da lavandaria, sabemos que não é uma opção não ter água quente. Portanto, assegurar o fornecimento de água é mais importante do que a manutenção do ar condicionado. Num hotel, o que é mais indispensável para os hóspedes — os elevadores ou o sistema de rega?
No fundo, trata-se de saber que activos precisam de manutenção urgente, ou onde se deve investir em manutenção preventiva, porque não há margem para falhar — e quais é que podem esperar por uma manutenção reactiva. Em alguns casos, a manutenção preventiva não compensa o investimento em stock e mão-de-obra, por isso estabelecer prioridades acaba por maximizar a geração de valor.
Gestão de risco e melhoria da segurança
Para fazer a gestão de activos também deve-se avaliar a criticidade dos activos, ou seja, precisamos de fazer uma avaliação de risco. A avaliação de risco tem em consideração o ponto do ciclo de vida em que se encontra, a condição e os riscos de segurança de cada activo. Claro que estas decisões tornam-se mais fáceis se tiver informação actualizada e organizada sobre o estado de cada equipamento.
No caso do termoacumulador, diminuir risco de segurança implica mudar a válvula de segurança de 6 em 6 meses. Mas como é que se pode lembrar da última vez que foi feita? Simples. Com um software de gestão de activos, toda a informação fica guardada numa cloud e está disponível a qualquer momento.
Cumprimento de regras
Sabe porque é que o seu prédio se esqueceu de fazer a inspeção obrigatória ao elevador? Porque o seu condomínio não está a fazer uma boa gestão de activos. Monitorar os activos durante o seu ciclo de vida faz com que seja muito mais difícil esquecer inspecções periódicas, revisões obrigatórias ou obrigações legais.
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