O que caracteriza as empresas é, antes de mais, o seu ‘know how’, o seu conhecimento sobre como fazer as coisas, como atender os clientes, como identificar as suas necessidades, como responder aos desafios da concorrência e demais competências que constituem uma mais-valia para os produtos e serviços oferecidos pela empresa.
É um conhecimento que se adquire com a experiência, mas que também, em grande medida, se perde se não for sistematizado e quando os colaboradores saem da empresa, tendo em conta que a rotação de pessoal é também um factor importante.
O mesmo acontece com os processos internos: escolher o melhor método de trabalho é também uma forma de melhorar. Esta foi a base para o aparecimento de empresas como a Zapiens Tribe ou a EPC Tracker, com capacidade para recolher grande parte do conhecimento das organizações e facilitar assim a sua conservação e transmissão.